Outsourcing Contractmanagement

Iedereen is inmiddels wel bekend met de belangrijke rol en de voordelen van een goed functionerend contractmanagement. Men is zich bewust van het feit dat dit zo snel mogelijk moet worden geïmplementeerd. Veel organisaties lukt het echter niet om daar de juiste prioriteit aan toe te kennen en er gericht tijd voor vrij te maken. Met Starck bieden we je daar nu een oplossing voor. Wij nemen de contracten van je over, richten het contractmanagement volledig voor je in en voeren het ook nog eens integraal voor je uit.

Hieronder vind je de belangrijkste redenen om direct contact met ons op te nemen:

Je contractgegevens slaan we centraal op

Eigenlijk kent elke organisatie wel het probleem van verspreide contracten. In een oude archiefkast hier, een vergeten bureaulade daar en ga zo maar door. Zie dan al je contractdocumenten maar eens (snel) terug te vinden. Ons contractmanagement systeem neemt je direct veel werk uit handen. En heb je al een contractmanagement systeem in gebruik? Geen probleem, dan maken we gebruik van het systeem dat er al is.

Wij registreren al je contractdocumenten, zodat ze voor iedereen binnen je organisatie real time beschikbaar zijn. Back-ups aanmaken gebeurt automatisch. Je zorgen maken over contracten kwijtraken is er daarom niet meer bij. Studies tonen aan dat minimaal 10% van de contracten die je organisatie heeft afgesloten überhaupt niet meer te vinden is. Met een contractmanagement systeem behoort dit uiteraard tot het verleden.

Je contractmanagement procedures standaardiseren we

De voordelen van standaard procedures, processen en documenten zijn algemeen bekend. Iedereen weet wat de afspraken zijn en niemand hoeft zijn eigen procedures, processen en documenten uit te vinden. Via het contractmanagement systeem leggen we de procedures en processen vast. Verder stellen we via datzelfde systeem standaard templates en contracten beschikbaar. Dus geen gezoek meer naar de juiste templates en contracten. Ook geen gebruik maken van oude, eerder uitonderhandelde contracten, maar altijd werken met up to date standaard documenten. Een manier van werken binnen je organisatie die direct grote efficiency voordelen oplevert.

Je inkooprisico’s en verplichtingen maken we inzichtelijk

Nadat we al je contracten en gegevens hebben verwerkt in ons systeem, kunnen we je contracten en leveranciers ook classificeren. Daarmee kun je direct zien welke contracten en leveranciers zich in een risicogebied bevinden, welke maatregelen er nodig zijn om de risico’s te beheersen. Voor de ontwikkeling van een professioneel risicomanagement is dit een cruciale stap. Daarnaast bieden we met een adequaat gevuld contractmanagement systeem als groot voordeel dat je direct en real time inzicht hebt in je verplichtingen. Hoeveel budget heb je nog beschikbaar als je al je verplichtingen bij elkaar optelt?

Je lopende contracten tijdig beëindigen of verlengen

Ken je contracten die je wellicht uit het oog bent verloren en automatisch worden verlengd? Of, per ongeluk worden beëindigd omdat je vergeten bent ze op tijd te verlengen. Zonde van je tijd en je geld. Ons systeem en bijbehorende procedures en processen zorgen ervoor dat reminders voor alle activiteiten die moeten worden uitgevoerd op tijd worden verstuurd. Zodat je tijd genoeg hebt om met je interne klant te overleggen of het contract nu wel of niet moet worden verlengd. Nooit meer acties die te laat worden uitgevoerd en het handmatig uitvoeren van allerlei tijdrovende activiteiten zoals bijvoorbeeld het bijhouden van Excel overzichten behoort hiermee tot het verleden.

Je contract compliancy vergroten en op orde houden

Onderzoek van de Aberdeen groep toont aan dat je contract compliancy, het daadwerkelijk gebruik maken van je afgesloten contracten, met 55% toeneemt als je beschikt over een goed ingericht en compleet gevuld contractmanagement systeem. Zo’n systeem vergemakkelijkt het proces om binnen je organisatie contracten te volgen en de juiste mensen tijdig te attenderen op het correcte gebruik van de juiste contracten.

Met het voor iedereen binnen de organisatie inzichtelijk maken van de afgesloten contracten ben je in staat Maverick buying onder controle te krijgen. Dat levert je direct geld op. Je vermindert het aantal leveranciers, je verlaagt je inkooprisico’s en je verhoogt je inkoopvolumes. Het levert je uiteraard weer hogere kortingen op. Tenslotte voorkom je met een contractmanagement systeem dat je afgesproken kortingen en bonussen niet of niet volledig incasseert. Alle gegevens zijn namelijk centraal vastgelegd en de meldingen worden automatisch verstuurd. Zo ben je ervan verzekerd dat je al je onderhandelingsresultaten ook daadwerkelijk realiseert.

Je spend analyse met meer diepgang uitvoeren

Doordat je contractvoorwaarden en onderhandelde prijzen en tarieven centraal zijn vastgelegd is het zeer eenvoudig om een vergelijk te maken tussen je actuele spend en je gecontracteerde spend. Verder kun je een contractmanagement systeem zodanig inrichten dat je eenvoudig kunt filteren op categorieniveau. Op die manier zet je de actuele spend per categorie gemakkelijk af tegen de gecontracteerde spend per categorie. Het stelt je in staat om je spend analyse met meer diepgang en efficiënter uit te voeren. Ook aanverwante processen zoals het controleren van facturen kun je veel efficiënter uitvoeren. Alle benodigde gegevens zijn immers beschikbaar binnen het contractmanagement systeem.

 

Kosten outsourcing contractmanagement

Een dag per week ondersteuning van jouw team op locatie door een van onze consultants, inclusief alle kennis en know-how van onze organisatie: € 3.500,– per maand excl. BTW

Onze online contractmanagement oplossing (indien niet aanwezig binnen je organisatie): € 119,– per maand excl. BTW

Indien gewenst kunnen wij ook zorg dragen voor het scannen en verwerken van de aanwezige contracten. Dit kunnen wij uitvoeren voor een bedrag van € 40,– per uur excl. BTW op basis van daadwerkelijk gemaakte uren. Wij halen je contracten op, verwerken ze en brengen ze daarna weer keurig terug.

Lekker makkelijk toch?